Требования предъявляемые к документам

Новые требования к оформлению документов по делопроизводству

Требования предъявляемые к документам

Успех в ведении предприятия во многом зависит от верной организации документооборота. Каждая фирма независимо от формы принадлежности и информационного потока должна вести делопроизводство. Это могут быть приказы, сообщения и протоколы. Все они относятся к организационно-распорядительной документации.

Управление записями — это работа по созданию документов для организации, выполняемая в соответствии с определёнными правилами и требованиями. Чаще всего фирмы выделяют специальных работников, занятых только в этой области. В компаниях не каждый сотрудник может выполнять функции секретаря.

Если понятна суть терминологии делопроизводства, то и происхождение, и весь цикл прохождения документа становится ясным. Прежде всего это фиксация на реальных носителях официальной информации. Во время этого процесса формируется организационный и административный документ, который впоследствии активирует конкретные действия.

Термин «делопроизводство» не был замечен в течение длительного времени, только в середине прошлого века был формализован, зафиксирован в нормативных документах на муниципальном уровне.

Организация не может работать независимо от закона. Каждый раз есть документ и делопроизводственный процесс. Все документальные вопросы решают специалисты:

  • секретари;
  • архивариусы;
  • сотрудники отдела кадров.

Управление включает запись информации на физическом носителе, создание бумажного или электронного документа. На этом основано управление документацией организации — передача сообщения начиная с его создания и заканчивая исполнением и отправкой в ​​дело или удалением.

В зависимости от пространства для создания деловых бумаг, относящихся к сотрудникам и руководству организации, поток данных распределяется на внешний и внутренний. Будущий порядок действия сообщения будет зависеть от источника.

Внутренний документооборот организации связывает следующие действия:

  • составление плана документа;
  • оформление;
  • подписание плана, проставление даты и регистрационного номера;
  • со стадии оформления принятие к исполнению;
  • передача исполнителям и контроль;
  • выполнение требований;
  • регистрация бумаг для дальнейшей записи в зависимости от времени и потребностей;
  • устранение просрочки или регистрация для архивных накоплений.

Секретарское дело

У большинства сотрудников компании довольно смутное представление о том, что это — документационная работа и делопроизводственный процесс. Для секретаря это является профессией. Секретарь компании отвечает за документооборот.

По форме и особенностям организации офисных услуг предприятие делится на соответствующие формы:

  1. Централизованный — все секретари присутствуют в одном отделе и подчиняются главному управляющему.
  2. Децентрализованные секретари и сотрудники, выполняющие свои прямые обязанности, разбросаны по всей организации и подотчётны различным руководителям.

Смешанный тип лучше известен в крупных организациях. Особенности документооборота на предприятии будут напрямую зависеть от формы, в которой будет принят Секретариат.

Руководство по функционированию в офисе

Независимо от размера и формы собственности каждая организация должна иметь нормативный акт, регулирующий движение документов. На самом деле не все знают, что это за руководство по управлению документами. Этот вопрос касается не только секретарей, но и менеджеров.

Инструкция считается внутренним нормативным актом организации, утверждённым приказом или распоряжением руководства. Он содержит все строки документа, что являют подлинность официальных бумаг, примеры оформления, формы.

В небольших организациях с низким уровнем рабочего процесса (менее 200 документов в год) не возникает вопроса о том, что такое документационный учёт. Все решают сами работники или менеджер.

Если обязанности делопроизводителя не считаются прямыми для работника и не указаны в его трудовом договоре, должен быть издан приказ о назначении этих функций. Прямые дополнительные обязанности, обязательства и компенсации должны быть подробно описаны в оригинальном документе.

Основные понятия документооборота

С точки зрения работы, документооборот — текущий процесс, что определяет поток документов как движение информации между их составителями и руководителями и фактически подчёркивает вероятность информирования всех заинтересованных сторон, доведения до них принятых выводов, внедрения учёта и контроль. В свою очередь, в офисе ведётся работа по ведению, обновлению и проверке документации.

Поскольку важность информации в современном мире и бизнесе трудно переоценить, управление и документооборот организации играют существенную роль. Зачастую правильность заключения и последний результат зависят от ясности формулировок, скорости подготовки документов.

Есть типа документов:

  1. Входящие (приходящие в организацию).
  2. Исходящие (отправленные из компании).
  3. Внутренние (разработанные и применяемые сотрудниками в процессе управления).

Работа с бумагами в организации распространяется и за пределы компании. Все процессы должны быть верно задокументированы.

Для входящих важным является следующее:

  • метод первичной обработки;
  • предварительное обсуждение секретарём;
  • регистрация;
  • управленческая инструкция по внедрению;
  • обработка, подготовка ответов;
  • проверка производительности.

Данные, которые отправляются из учреждения, важно правильно оформить и зарегистрировать. Это важная информация, влияющая на отношения между компаниями. Важно соблюдать требования к оформлению писем в делопроизводстве.

Для исходящих важно выполнять следующее:

  • правила оформления писем по делопроизводству, образца;
  • регистрацию;
  • своевременную отправку.

Внутренние информационные процессы также очень важны в организации. От документов зависят отношения и производительность работы предприятия.

Для внутреннего документооборота важно следующее:

  • разработка;
  • регистрация;
  • обработка, подготовка ответов;
  • мониторинг производительности.

Скорость обработки документации зависит от правильности оформления документов, а также от утверждённых стереотипов документооборота в организации.

Правила оформления документов

Оформление бумаг в широком смысле — это соблюдение ГОСТа, требований к оформлению документов, нормативных актов при подготовке, копировании, утверждении, передаче документации. Располагается информация обычно на физическом носителе (бумага, электронный диск, флешка) в соответствии с действующим законодательством.

Заявки, в соответствии с которыми оформляются бумаги, определяются по ГОСТу. Это технический закон, на основании которого любая организация, учреждение разрабатывает персональные правила относительно документации:

  • инструкции;
  • нормативно-правовые акты.

Любая информация имеет персональный набор деталей. Документация содержит все необходимые реквизиты.

Соответствие требованиям по созданию и оформлению документации должно быть:

  • в целях обеспечения действительности информации;
  • для обработки бумаг;
  • для эффективного поиска документации;
  • для создания правильной рабочей среды.

Расположение деталей бланка по ГОСТ позволяет не только работать с документацией быстро и качественно, без временных затрат, но и придать документу качественный вид.

Основное нововведение

Новый ГОСТ определяет ряд требований к офисной работе, явно отличающихся от тех, что были представлены ранее.

Более актуальными являются:

  1. Критерии создания и оформления текстовой документации, таблиц в Ворд. В них рассматриваются такие проблемы, как шрифты, отступы и интервалы между абзацами, поля и форматирование.
  2. Руководство, что нужно унифицировать, и заверение копий. Надпись расширена.
  3. Информация о системах регистрации.

Новые требования по оформлению

С учетом учебных определений появились общие критерии оформления официальных документов. Для тех, кто ещё не узнал о наличии стандарта в области делопроизводства из представленного закона, будет полезен текст разделов ГОСТа.

Стоит обратить внимание на раздел пособия «создание документов», который систематизирует и описывает критерии для всех типов деталей, охватывающих текст:

  • номер страницы;
  • предпочтительные шрифты и их размеры;
  • отступ абзаца;
  • значение межстрочного интервала, расстояние между символами и словами;
  • выравнивание текста;
  • максимальная длина линии углового и продольного расположения;
  • критерии разметки для жирного текста;
  • регистрация титульного листа;
  • ограничение доступа;
  • шаблон электронной подписи;
  • написание структурного подразделения и создателя документа.

Раздел «регистрационные данные» дополняется правилами подачи вступительных обращений и окончательной маркировкой, электронной подписью лица, исполняющего обязанности непосредственного руководителя.

Размер формы снова был добавлен в раздел «формы» — A6, было определено значение левого поля для документов с долгосрочным хранением (более 10 лет) и установлены критерии для использования форм на 2 языках. Приложения дополняются стандартами титульного листа, формой структурного подразделения, продольной формой сообщения организации на двух языках.

Принимая во внимание вышеперечисленные дополнения и изменения, целесообразно подготовить или пересмотреть государственные кадровые принципы для существующей рабочей организации.

С начала нововведений в документах указывается имя лица структурного подразделения создателя документа. При необходимости в правом верхнем углу может быть ограничительная пометка.

При разработке столбца «адресат» инициалы теперь должны быть строго после имени. То же самое относится и к символу официального утверждения. Но все подписи также должны использоваться до наименования.

Оптимизация деятельности

Игнорируя быстрое развитие цифровых технологий, многие организации испытывают трудности с улучшением своего рабочего процесса. Продолжают обязательную бумажную переписку и заполняют очередной журнал.

Это обычно происходит по следующим причинам:

  • противодействие инновациям;
  • отсутствие денег в организации.

Стоит напомнить, что фактическая современная оптимизация параметров рабочего процесса со значительными инвестициями принесёт в скором времени очевидный финансовый эффект компании и усовершенствует работу с документами.

Источник: https://nauka.club/deloproizvodstvo/oformleni%D0%B5-dokumentov.html

Требования к документам

Требования предъявляемые к документам

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

ДОКУМЕНТЫ

Управление предприятием можно представить как процесс получения информации, её обработки, принятия решения и доведения его до исполнителя. Часть информации, используемой в управлении предприятием, фиксируется в документах.

В обществе постоянно создаётся и фиксируется огромное количество разнообразных документов. От правильной организации работы с документами зависит эффективность работы предприятий и организаций.

С помощью документации осуществляется:

– планирование;

– финансирование;

– управление;

– бухгалтерский учёт;

– отчётность.

Любое управленческое решение выносится на основе информации. Информация может быть представлена:

– в устной форме;

– в документированной форме.

ДОКУМЕНТ –материальный носитель данных с записанной на нём информацией, предназначенный для её передачи во времени и пространстве.

В офисной практике чаще всего используются документы:

– рукописные;

– печатные (на бумажном носителе);

– электронные (на электронном носителе).

Причина появления любого документа – необходимость фиксирования информации. Отобразив информацию, документ обеспечивает:

– её сохранность;

– сбор (накопление);

– многократное использование;

– возможность передачи;

– возможность обработки информации;

– использование информации через какое-либо время.

Документы имеют большое значение в управленческом процессе и деятельности предприятия, т.к. они:

– отражают работу организации;

– на их основе принимаются управленческие решения;

– являются гарантом прав на недвижимость, собственность;

– являются главным аргументом в спорных ситуациях.

Формы управления тесно связаны с видами документов, например:

– руководство – с изданием приказов, распоряжений, решений;

– планирование – с составлением планов;

– инструктирование – с разработкой методик, инструкций, положений;

– учёт – с написанием различных отчётов.

Документирование управленческой деятельности – фиксация на бумаге или иных носителях по установленным правилам управленческих действий, то есть создание документов в сфере управления предприятием, организацией.

Документирование осуществляется на языке (или двух языках), определённых нормативными актами государства или субъекта федерации.

При составлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие:

– легитимность документа;

– качественное и оперативное исполнение документов;

– поиск документов.

Существуют единые требования и правила оформления документов управления независимо от того:

– государственное предприятие или негосударственное;

– каким видом деятельности занимается предприятие;

– как ведётся делопроизводство (традиционным способом или на основе современной информационной технологии).

Унифицированная система документации (УСД)– совокупность форм документов, созданных по единым правилам и требованиям, функционирующих в определённой сфере деятельности (управлении, финансах и т.п.).

УСД необходимы:

– для сокращения объёмов документов;

– снижения затрат на составление и обработку документов.

В РФ разработаны следующие унифицированные системы:

– организационно-распорядительной документации;

– банковской документации;

– финансовой, учётной и отчётной бухгалтерской документации бюджетных организаций;

– отчётно-статистической документации;

– учётной и отчётной документации предприятий;

– документации по труду;

– документации Пенсионного фонда РФ.

Табель унифицированных форм документов разрабатывается министерствами и ведомствами для сокращения количества используемых форм документов, их унификации и удобства работы с ними.

Табель составляется в виде таблицы, в которой документы могут быть систематизированы по функциям и задачам, по структурным подразделениям.

Составление табеля, внесение в него изменений и дополнений, методическое обеспечение и контроль за его применением возлагаются на службу делопроизводства.

Документы управленческой деятельности должны составляться в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Требования по оформлению документов в соответствии со стандартом являются рекомендуемыми.

КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

Классификация документов – распределение документов по группам (видам) на основе признаков содержания, формы составления и др. с целью организации и повышения эффективности работы с ними.

Классификация позволяет выработать определённые методы работы с каждой группой документов, закрепить их в инструкциях, организовать документы в делопроизводстве.

Условно документы можно на следующие группы:

1. По способу документирования:

– рукописные;

– печатные;

– электронные;

– кино-, фото-, фоно-, аудио-, видеодокументы.

2. По сфере использования:

– организационно-распорядительные;

– финансово-бухгалтерские;

– научно-технические;

– по труду;

– отчётно-статистические;

– снабженческо-бытовые.

3. По месту составления:

– входящие (поступившие в организацию);

– исходящие (отправляемые из организации);

– внутренние (составленные и используемые в самой организации).

4. По происхождению:

– официальные (служебные), (затрагивающие интересы организации, оставленные юридическим или физическим лицом, оформленные в установленном порядке);

– личные (касающиеся интересов конкретного лица);

5. По степени сложности:

– простые (содержат один вопрос);

– сложные (содержат несколько вопросов),

6. По срокам исполнения:

– срочные;

– несрочные.

7. По форме изложения:

– индивидуальные (содержание которых излагается в свободной форме);

– трафаретные (когда структура, часть документа, стандартные фразы заранее подготовлены, а другая часть заполняется при составлении, например, справка об учёбе);

– типовые (созданные для документирования стандартных ситуаций, например, командирования, и используемые во всех организациях);

– индивидуальные (для внутреннего пользования).

8. По срокам хранения:

– постоянного (то есть бессрочного) хранения;

– долговременного хранения (свыше 10 лет);

– временного хранения (до 10 лет).

9. По грифу ограничения доступа:

– открытые (несекретные);

– с грифом ограничения доступа.

https://www.youtube.com/watch?v=LodQNqvwZSY

Документы могут иметь следующие грифы:

«Для служебного пользования» (служебная информация, предназначенная только для работников конкретной организации или отрасли).

«Секретно», «Совершенно секретно», «Особой важности» (информация, содержащая государственную тайну).

«Конфиденциально» (информация, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством РФ).

«Коммерческая тайна» (информация, которая имеет коммерческую ценность).

10. По юридической силе:

– подлинники (оригиналы);

– копии;

– заверенные копии;

– дубликаты;

– выписки.

Подлинник (оригинал) – это первый или единственный экземпляр официального документа, подписанный автором или должностным лицом и имеющий юридическую силу.

Копия – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

Заверенная копия – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника, с проставленными реквизитами, придающими юридическую силу.

Дубликат – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу. Дубликат оформляется при утере подлинника документа, в случае уничтожения подлинника документа.

Для того, чтобы копия бумажного документа имела юридическую силу подлинника, её необходимо заверить в установленном порядке.

С этой цель проставляется реквизит «отметка о заверении копии». Заверение проводится самим предприятием или при необходимости нотариусом.

Предприятиям разрешается заверять:

– копии документов, представляемых гражданами при приёме на работу, учёбу;

– копии документов для решения социальных проблем работников.

На предприятии копии заверяются:

– руководителем организации;

– должностным лицом (начальник отдела кадров, юрист и др. лица).

Источник: https://studopedia.su/9_32913_trebovaniya-k-dokumentam.html

Общие требования, предъявляемые к документу

Требования предъявляемые к документам

⇐ Предыдущая12345678910Следующая ⇒

Во всех языковых культурах официально-деловая письменная речь формируется по мере развития государственного аппарата.

Формирование официально-деловой письменной речи в первую очередь связано с необходимостью документально закреплять правовые отношения юридических и частных лиц.

Документированием во всем мире называют процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. Правила документирования устанавливаются правовыми актами государства.

Документирование в деловом общении имеет особое значение: ссылка на устную договоренность может быть опровергнута или подвергнута сомнению. Но если та же договоренность или распоряжение имеют форму документа, то считается, что ссылка на него обоснована юридически.

Итог документирования – создание документа.

Сегодня можно говорить об интернациональных свойствах документов, поскольку в международной практике они служит инструментом делового общения, языковым средством фиксации деловой, управленческой, служебной информации.

К любому документу в любой стране предъявляются следующие общие требования: 1) достоверность; 2) актуальность; 3) аргументиро­ванность; 4) полно­та информации; 5) лаконизм (краткость) изложения.

1. Достоверность. Факты, приведенные в документе, должны быть правильно отобраны и тщательно проверены. В каждом факте должна содержаться только объективная информация, необходимая для конкретного случая.

2. Актуальность. Количество приводимых в документе фактов должно быть достаточным для подтверждения того или иного суждения, а сами факты – важны именно в данный момент и в данной ситуации.

3. Аргументированность. Любое деловое письмо и служебный документ должны быть аргументированными, т.е. убедительными. “Искусство убеждать” в деловой переписке особенно важно, так как оно обусловлено необходимостью приобрести заказчика или потребителя продукции, сторонника или единомышленника в деловых взаимоотношениях.

Основным условием придания аргументированности документу является доказательность. Правильно отобранные и точные факты, убедительные доказательства – то, что необходимо любому деловому служебному документу или деловому письму.

4. Полнота информации. Информация в деловой переписке не должна быть избыточной, здесь нет места повторам и сведениям, не имеющим прямого отношения к делу. Полнота информации – одно из главных условий, обеспечивающих практическую и правовую ценность документа.

5. Лаконизм. Лаконизм в официальной переписке достигается с помощью готовых речевых формул и сочетается с принципом достаточности информации. Документ должен содержать достаточную для принятия обоснованного решения информацию, но в то же время быть кратким, написанным по существу.

Функции документа

Любой документ одновременно выполняет несколько функций, что позволяет ему удовлетворять различные потребности делового общения.

Выделяют общие и специальные функции документа.

Общие функции:

1)информационная: любой документ создается для сохранения информации;

2)социальная: документ порожден той или иной социальной потребностью;

3) коммуникативная: документ выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной структуры;

4) культурная: документ – это средство закрепления и передачи культурных традиций, отражения этапов развития цивилизации.

Специальные функции:

1)управленческая: документ является инструментом управления. Это плановые, отчетные, организационно-распоря­дитель­ные документы.

2) правовая: документ – средство закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе. Правовую функцию выполняют законодательные и правовые нормативные акты, а также документы, приобретающие правовую функцию на время;

3) исторического источника: документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества.

Названные функции имеют интернациональный характер и определяют общие для разных языковых культур требования к документу.

Реквизиты документа

Юридическая сила документа обеспечивается комплексом его реквизитов. Реквизиты – это обязательные элементы оформления документа. К основным (обязательным) реквизитам документа относятся:

наименование автора документа;

наименование адресата;

подпись;

дата;

номер документа;

гриф утверждения;

печать.

Совокупность реквизитов и схема их расположения на бланке составляют формуляр документа. Формуляр регламентирован стандартами, принятыми в той или иной стране. Например, если документ адресован зарубежному партнеру, наименование организации-адресанта на иностранный язык не переводится и печатается на бланке латинским шрифтом.

⇐ Предыдущая12345678910Следующая ⇒

Дата добавления: 2015-11-23; просмотров: 4004 | Нарушение авторских прав | Изречения для студентов

Источник: https://lektsii.org/4-13055.html

3. Требования, предъявляемые к документам

Требования предъявляемые к документам

Основные требования,предъявляемые к учетным документам,приведены в ст.9 Федерального Закона №129-ФЗ “О бухгалтерском учете”.

Первичные учетныедокументы принимаются к учету, если онисоставлены по форме, содержащейся вальбомах унифицированных форм первичнойучетной документации.

К бухгалтерскимдокументам предъявляются следующиетребования:

– они должны бытьсоставлены своевременно, то есть вмомент совершения операции или сразупосле ее окончания;

– документ долженбыть достоверным, а также составленчетко и иметь ясное содержание.

К составлениюдокументов предъявляются следующиетребования:

1. документы должныбыть составлены на специальных бланках;

2. документы должныстрого соблюдать установленные формыи реквизиты;

3. в документедолжен быть четко и разборчиво написантекст и цифры;

4. незаполненныереквизиты прочеркиваются одной чертой;

5. денежная суммауказывается цифрами и прописью;

6. в документедолжны быть подписи должностных лиц суказанием должности.

Если спецификадеятельности организации предполагаетсоздание собственных форм первичногоучета, форма которых не предусмотренав альбомах унифицированных форм, то онидолжны содержать обязательные реквизиты.Реквизиты документа – это необходимаяисходная информация, которая содержитсяв документах. К числу обязательныхреквизитов документов относят:

  1. наименование документа;

  2. дата составления документа;

  3. наименование организации, от имени которой составлен документ;

  4. содержание хозяйственной операции;

  5. измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

  6. наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

  7. личные подписи указанных лиц и их расшифровки (включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники).

В зависимости отхарактера операции, требований нормативныхактов, методических указаний побухгалтерскому учету и технологииобработки учетной информации в первичныедокументы могут быть включеныдополнительные реквизиты. В приказе поучетной политике должны быть утвержденыразработанные на предприятии формыпервичного учета. Применение бланковустаревших и произвольных форм недопускается.

Записи в первичныхдокументах должны производитьсячернилами, химическим карандашом, пастойшариковых ручек, при помощи пишущихмашин, средств механизации и другимисредствами, обеспечивающими сохранностьэтих записей в течение времени,установленного для их хранения в архиве.

Запрещается использовать для записейпростой карандаш. Свободные строки впервичных документах подлежатобязательному прочерку.

Бланки формпервичных документов, отнесенные кбланкам строгой отчетности, должны бытьпронумерованы в порядке, установленномминистерствами и ведомствами (нумератором,типографским способом).

Перечень лиц,имеющих право подписи первичных учетныхдокументов, утверждает руководительорганизации по согласованию с главнымбухгалтером. Количество лиц, имеющихправо подписи документов на выдачуособо дефицитных и дорогостоящихматериальных ценностей, должно бытьограничено.

Документы, которымиоформляются хозяйственные операции сденежными средствами, подписываютсяруководителем организации и главнымбухгалтером или уполномоченными имина то лицами.

Без подписи главногобухгалтера или уполномоченного им нато лица денежные и расчетные документы,финансовые и кредитные обязательствасчитаются недействительными и не должныприниматься к исполнению.

В случаеразногласий между руководителеморганизации и главным бухгалтером поосуществлению отдельных хозяйственныхопераций первичные учетные документыпо ним могут быть приняты к исполнениюс письменного распоряжения руководителяорганизации, который несет всю полнотуответственности за последствияосуществления таких операций и включенияданных о них в бухгалтерский учет ибухгалтерскую отчетность. Своевременноеи качественное оформление первичныхучетных документов, передачу их вустановленные сроки для отражения вбухгалтерском учете, а также достоверностьсодержащихся в них данных обеспечиваютлица, составившие и подписавшие этидокументы.

Внесение исправленийв кассовые и банковские документы недопускается. В остальные первичныеучетные документы исправления могутвноситься лишь по согласованию сучастниками хозяйственных операций,что должно быть подтверждено подписямитех же лиц, которые подписали документы,с указанием даты внесения исправлений.

Первичныедокументы, прошедшие обработку, должныиметь отметку, исключающую возможностьих повторного использования.

Вседокументы, приложенные к приходным ирасходным кассовым ордерам, а такжедокументы, послужившие основанием дляначисления заработной платы, подлежатобязательному гашению штампом илинадписью от руки “Получено” или”Оплачено” с указанием даты (числа,месяца, года).

В соответствии с Положениемо главных бухгалтерах, запрещаетсяпринимать к исполнению и оформлениюпервичные документы по операциям,которые противоречат законодательствуи установленному порядку приемки,хранения и расходования денежныхсредств, товарно-материальных и другихценностей. Такие документы должны бытьпереданы главному бухгалтеру предприятиядля принятия решения.

Для осуществленияконтроля и упорядочения обработкиданных о хозяйственных операциях наоснове первичных учетных документовсоставляются сводные учетные документы.Первичные и сводные учетные документымогут составляться на бумажных и машинныхносителях информации.

В последнем случаеорганизация обязана изготовлять засвой счет копии таких документов набумажных носителях для других участниковхозяйственных операций, а также потребованию органов, осуществляющихконтроль в соответствии с законодательствомРоссийской Федерации, суда и прокуратуры.

В условиях автоматизации бухгалтерскогоучета реквизиты первичных документовмогут быть зафиксированы в виде кодов.

Бухгалтерия имеетправо принимать к учету только полноценныедокументы.

Поэтому все документы,поступающие в бухгалтерию, проверяютсяс точки зрения соответствия ихустановленным формам, правильностизаполнения реквизитов, верностиарифметических вычислений и подсчетов,законности и целесообразностихозяйственных операций.

Для обеспеченияправильного использования производитсяих классификация по определеннымпризнакам.

После использования в учетедокументы хранятся в архиве предприятияв течение установленных сроков, а затемв соответствии с инструкциями документы,имеющие научно-историческую ценность,передаются в государственный архив, адругие документы уничтожаются. С моментасоставления и до сдачи в архив на хранениедокументы проходят определенный путь,используются на различных стадияхучетного процесса, т.е. совершаютдокументооборот.

Источник: https://studfile.net/preview/5025274/page:23/

Требования по оформлению документов

Требования предъявляемые к документам

Требования, предъявляемые к юридическим документам.Юридический документ должен быть нейтральным, логичным, ясным, точным и лаконичным.

Нейтральность юридического документа предполагает ровный, спокойный, сдержанный, официально-деловой стиль изложения.

Нейтральность юридического документа предполагает сдержанное, безэмоциональное изложение.

Для юридического документа является недопустимым агрессивный, оскорбительный или пренебрежительный тон. Убедительность документа достигается не речевой агрессией, а логичностью, ясностью и точностью изложения объективной информации.

Юридический документ должен отражать уважительное отношение автора документа к адресату.

Логичность юридического документа предполагает связанное, последовательное, внутренне непротиворечивое изложение, когда каждое последующее положение вытекает из предыдущего, дополняя и развивая его. В юридических документах недопустимы разрывы мыслей, перескакивания, бессвязные фразы, смысловая незавершенность.

Юридический документ должен иметь четкую, упорядоченную, логичную структуру, которая может включать в себя заголовок; преамбулу; разбивку текста на разделы, главы, параграфы, статьи, пункты, части подписи специально уполномоченных лиц.

Элементы структуры конкретного юридического документа диктуются видом этого документа (письмо, исковое заявление, жалоба, претензия, договор, нормативный акт и т.д.)

Ясность – это основное требование, предъявляемое к юридическому документу. Право используется в качестве регулятора общественных отношений, в связи с чем юридический документ должен быть понятен, легко воспринимаем, доступен, доходчив.

Если юридический документ понятен только специалисту – это плохой документ. Красиво и грамотно составленный юридический документ, несмотря на специфику юридического языка, легко воспринимается даже лицами, далекими от юридических наук.

Точность языка юридического документа должна исключать сомнения, возможность множественности толкования. Формулировки юридической речи не должны быть расплывчатыми. Юридический документ не должен нуждаться в дополнительных объяснениях, его смысл должен быть четким, определенным и однозначным.

Лаконичность предполагает использование наиболее экономичных языковых средств. В юридических текстах не должны использоваться лишние, не несущие информационной нагрузки слова и фразы. Повторяющихся по всему тексту документа слов и фраз следует избегать посредством использования сокращений и введения терминов.

Оформление документов.

По общему правилу, документы изготавливают на бланках.

Требования в отношении бланков документов и порядка оформления документов как на бланках, так и без них, предусмотрены Госстандартом России Унифицированные системы документации ГОСТ Р 6.30-2003.

Указанный стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы (постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др.

), используемые в деятельности как органов государственной власти и местного самоуправления, так и иных организаций независимо от формы собственности или организационно-правовой формы.

Установлены два основных формата бланков документов: А4 и А5. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него , должен иметь поля: верхнее, левое и нижнее – не менее 20 мм, правое – не менее 10 мм, изготавливается на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

По общему правилу, документы изготавливаются с помощью печатных устройств. Документы, исходящие от граждан, допускается писать от руки (заявления, объяснительные записки).

Реквизитами на языке делопроизводства именуются обязательные элементы оформления официального документа. ГОСТ Р 6.30-2003 регламентирует порядок оформления 30 возможных реквизитов документов.

Обязательность для документа того или иного реквизита диктуется видом документа; при этом ни один вид документа не оформляется полным набором из 30 реквизитов.

Одни реквизиты являются стандартными и включаются в бланк документа; другие – оформляются непосредственным исполнителем документа в процессе составления документа; третьи – проставляются уполномоченными лицами на окончательных этапах оформления документа.

Полнота и качество оформления реквизитов позволяют оценить юридическую силу документа. Безусловно, далеко не каждое неправильное оформление реквизитов может сказаться на юридической силе документа: на практике нередко пренебрегают установленными правилами делопроизводства.

Суд может принять в качестве доказательства письмо, независимо от того, проставлены ли на нем коды организации и заголовок, указан ли в нем почтовый адрес организации, адресовано ли оно «г-ну ген. дир-ру», а дата документа при этом обозначена римскими цифрами.

Однако, если например, гриф ограничения к доступу (секретно) будет проставлен на оборотной стороне документа и в кавычках, есть все основания спорить о распространении на данный документ режима секретности.

Приведем требования к оформлению наиболее распространенных реквизитов.

01. Государственный герб Российской Федерации

02. Герб субъекта Российской Федерации

03. Эмблема организации или товарный знак

08. Наименование организации

09. Справочные данные об организации

10. Наименование вида документа

11. Дата документа

13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа

14. Место составления или издания документа

15. Адресат

16. гриф утверждения документа

17. резолюция

18. заголовок к тексту

20. Текст документа

21. Отметка о наличии приложения

Этапы составления юридического документа

1. Сбор данных

2. Определение цели документа. Определение сдерживающих факторов

3. Определение вида документа и оптимальной для подобного вида документа формы и содержания

4. Составление перечня вопросов, подлежащих отражению в документе

5. Составление проекта

6. Правка проекта

7. Четкий анализ всех возможных последствий

8. Окончательное оформление документа

Деятельность правовой клиники юридического факультета ГКОУ ВПО РТА обеспечивается системой взаимосвязанных документов, составляющих ее документальную базу. В составе документальной базы правовой клиники в зависимости от характера документов и их целевого назначения можно выделить внутренние и внешние документы.

К внутренним документам клиники относятся:

1) Организационные документы – регламентирующие деятельность правовой клиники в целом и ее отдельных функциональных групп. К указанной группе документов относятся: Положение о группе консультантов, Положение о юридической клиники (см.приложение № 1);

2) Кадровые документы – по вопросам зачисления в клинику для прохождения практики. Сюда входят: заявления студентов о прохождении практики в клинике; приказы декана юридического факультета ГКОУ ВПО РТА о зачислении в клинику для прохождения практики.(см. приложение № 2)

3) Документы, обеспечивающие работу правовой клиники с малоимущими гражданами. В указанной группе документов выделяются: журнал регистрации приема граждан, журнал дежурств консультантов, дневник работы студента, номенклатурное дело по проблеме.

4) Документы по делу клиента: личная карточка клиента (ЛКК), план первой встречи с клиентом (план интервью); резюме первой встречи с клиентом (резюме интервью); план консультации; итоговый отчет по делу; опись документов, предоставленных клиентом; расписка в получении от клиента документов. (см.приложение № 3)

5) Текущие документы информационного характера: докладные записки; объяснительные записки; протоколы общих собраний сотрудников клиники и собраний функциональных групп.

6) Документы по прохождению практики (индивидуальные программы практики, отчеты консультантов о прохождении практики).

К внешним документам клиники относятся, главным образом, письма – направляемые по почте, курьером, посредством факсимильной и электронной связи обращения к внешним организациям.

Предыдущая12345678910111213141516Следующая

Дата добавления: 2016-04-19; просмотров: 4841; ЗАКАЗАТЬ НАПИСАНИЕ РАБОТЫ

ПОСМОТРЕТЬ ЁЩЕ:

Источник: https://helpiks.org/7-89303.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.