Трудовая книжка срок хранения

Где должны храниться трудовые книжки работников и кто несет ответственность за них

Трудовая книжка срок хранения

Трудовая книжка – это документ, содержащий информацию о трудовой деятельности и стаже работника. Она необходима для официального трудоустройства и оформляется, если сотрудник проработал на предприятии свыше 5 дней. В трудовую книжку вносятся сведения о работодателе, работнике, занимаемой им должности, наградах, переводах и увольнениях.

Трудовая книжка существует в России с 1939 года. При этом форма ее несколько раз изменялась и в данный момент используется трудовая книжка образца 2004 года, форма которой утверждена Правительством РФ.

К работодателю, оформляющему трудовую книжку, предъявляется несколько требований. Важно, чтобы он имел форму юридического лица и выступал в качестве основного места работы гражданина.

Место хранения трудовой книжки у работодателя

Несгораемый сейф – это место, где должны храниться трудовые книжки работников. Если подобная возможность отсутствует, то работодателем должен использоваться надежный шкаф с возможностью его закрытия на ключ.

В особом месте должны храниться не только заполненные трудовые книжки, но и пустые бланки, вкладыши. Они могут выдаваться уполномоченным лицом только на основании заявления.

Оно составляется в произвольной форме либо в соответствии с образцом, установленным Правилами внутреннего трудового распорядка на предприятии.

Правила ведения и хранения трудовых книжек предусматривают обязанность ответственного кадрового специалиста представлять отчетные документы в отдел бухгалтерии. Отчеты содержат сведения:

  • О количестве неиспользованных бланков, содержащихся на хранении у работодателя;
  • О денежных средствах, выплаченных за их покупку или оформление (в т.ч. вкладышей).

Счет, включающий информацию о суммах, составляется в свободной форме с приложением чеков, квитанций или иных документов, свидетельствующих об оплате.

Сроки хранения трудовых книжек на предприятии

Срок хранения трудовых книжек, не полученных работниками при расторжении с ними трудовых договоров (например, в случае их отказа от получения), составляет 50 лет. Все внесенные в документ записи в течение этого периода будут являться действительными. Если работник обратиться к прежнему работодателю с просьбой о выдаче трудовой книжки, он получит актуальный документ.

Внимание! Вне зависимости от того, сколько хранится трудовая книжка, она будет являться основанием для начисления пенсии. Единственное условие – её правильное оформление.

Важным моментом является хранение журнала, содержащего сведения о трудовых книжках. Если оформляется новый журнал, то прежний также хранится в архиве работодателя 50 лет. Это позволит при необходимости восстановить прежние записи и найти трудовую книжку бывшего сотрудника.

Период хранения трудовой книжки зависит от срока работы её владельца. По общему правилу, документ находится на хранении у работодателя, пока сотрудник выполняет трудовую функцию. Исключением является работа на основании гражданско-правового договора или работа по совместительству.

Хранение трудовой книжки ответственным лицом

Порядок ведения и хранения трудовых книжек предусматривает назначение одного или нескольких кадровых специалистов, уполномоченных работать с этими документами. На практике небольших предприятий на эту должность назначаются работники из других отделов. Работодатель самостоятельно выбирает ответственное лицо, после чего издает Приказ о его назначении.

В таблице указанны штрафы за нарушение правил ведения, учета и хранения трудовых книжек

Ответственное лицоРазмер штрафа
Должностное лицо или предпринимательот 1 тыс. до 5 тыс. руб.
Юридическое лицоот 30 тыс. до 50 тыс. руб
Предприниматель или юрлицоприостановление деятельности на срок до 90 дней

Если меняется сотрудник, отвечающий за хранение трудовых книжек, то составляется передаточный акт. Его содержание:

  • Количество оформленных трудовых книжек;
  • Перечень владельцев бланков;
  • Реквизиты документов;
  • Подпись бывшего уполномоченного сотрудника и принявшего работника.

Если в сейфе отсутствуют трудовые книжки, которые должны находиться на хранении, составляется отдельный акт.

Про ведение трудовых книжек подробно рассказано в ролике

Выдача трудовой книжки

Передача трудовой книжки может производиться только после подписания Приказа об ответственности. Назначенное ответственное лицо регулярно отчитывается перед работодателем по вопросам хранения трудовых книжек, если произошли изменения.

Выдача трудовой книжки на руки работнику допускается только при его увольнении. В других случаях оформляется выписка или выдается копия, заверенная подписью ответственного лица.

Источник: https://otdelkadrov.online/5097-pravila-vedeniya-hraneniya-trudovyh-knizhek-v-sootvetstvii-s-zakonodatelstvom

Минтруд России разработал новый Порядок ведения и хранения трудовых книжек

Трудовая книжка срок хранения
 02.12.2020

Новые фотообои на рабочий стол с производственным календарем-2021

 19.10.2020

Роспотребнадзор рассказал о последствиях отказа от вакцинации

 12.10.2020

С Днем кадрового работника! Праздничные скидки!

 11.08.2020

Вступают в силу поправки в ТК РФ по диспансеризации

 11.08.2020

Минтруд пояснил порядок перевода на удаленную работу

 26.05.2020

Летний конкурс для кадровиков и всех, кто занимается кадрами

 22.05.2020

С Днем кадрового работника! Подарки, скидки, конкурс

 04.05.2020

Статья “Отпуск по беременности и родам закончился, а на отпуск по уходу за ребенком заявление вовремя не поступило. Что делать, какие варианты?”, подготовленная в журнал “Кадровик-практик”, досрочно опубликована в справочной базе, доступной подписчикам.

Статья “Отпуск по беременности и родам закончился, а на отпуск по уходу за ребенком заявление вовремя не поступило. Что делать, какие варианты?”, подготовленная в журнал “Кадровик-практик”, досрочно опубликована в справочной базе, доступной подписчикам.  01.05.2020

Поздравляем с Первомаем! Будьте здоровы, берегите друг друга!

 28.04.2020

Президент продлил нерабочие дни до 11 мая

 09.04.2020

Приняты Временные правила регистрации граждан в целях поиска подходящей работы и в качестве безработных, а также осуществления социальных выплат гражданам, признанным в установленном порядке безработными

Приняты Временные правила регистрации граждан в целях поиска подходящей работы и в качестве безработных, а также осуществления социальных выплат гражданам, признанным в установленном порядке безработными.
Согласно Правилам, в частности, “Работодатель по форме, утвержденной Пенсионным фондом Российской Федерации, представляет в Пенсионный фонд Российской Федерации информацию в случаях приема на работу и увольнения гражданина не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения), а также иных решений или документов, подтверждающих оформление трудовых отношений.”  08.04.2020

Период нерабочих дней могут уменьшить

 06.04.2020

Статья “Как не работающим в апреле организациям выплатить зарплату сотрудникам?”, подготовленная в апрельский номер журнала “Кадровик-практик”, досрочно опубликована

Статья “Как не работающим в апреле организациям выплатить зарплату сотрудникам?”, подготовленная в апрельский номер журнала “Кадровик-практик”, досрочно опубликована в справочной базе, доступной подписчикам.Ситуацию борьбы с коронавирусом мы переживаем впервые. Возникают многочисленные вопросы, однозначные ответы на которые дать нельзя, поскольку отсутствует правовое регулирование.Указом Президента РФ от 02.04.2020 N 239 в России продлен период нерабочих дней с сохранением за работниками заработной платы до 30 апреля 2020 г. Как и в предыдущем Указе, это касается всех организаций, за исключением непрерывно действующих и тех, которые обеспечивают жизнедеятельность населения России.

Сразу заметим, что ограничения, установленные в связи с пандемией коронавируса, не освобождают работодателей от обязанности выплачивать зарплату своим работникам. На это указывают и специалисты Роструда…

 01.04.2020

Возможно, что следующая неделя тоже станет нерабочей

 02.03.2020

Наконец-то ВЕСНА!

 27.02.2020

Опубликованы образцы заполнения СТД-Р

 25.02.2020

ПФР обновил образцы заполнения СЗВ-ТД на своем сайте

 20.02.2020

ПФР о первой отчетной кампании по СЗВ-ТД

 19.02.2020

ВС РФ о взыскании ущерба с водителя, попавшего в ДТП

 15.02.2020

Инструкция по заполнению СЗВ-ТД дополнена разъяснения о заполнении формы при превращении совместительства в основную работу, переименовании должности, внешнем совместительстве, аннулировании трудового договора и др.

Инструкция по заполнению СЗВ-ТД дополнена ответами на следующие вопросы, поступившие после ее публикации:- Как отразить «превращение» совместительства в основную работу в СЗВ-ТД?Работника перевели в январе 2020 г. Последнее кадровое действие перед этим – переименование должности в 2017 году, а до него – прием на работу в 2016 году. Мне что вносить в СЗВ-ТД и как? Работа основная.- Как отражать внешнее совместительство в бумажной СЗВ-ТД? Где и какую запись делать?- Работника приняли в январе (27.01.2020), заключили трудовой договор, издали приказ,  но он не выходит. По условиям договора он должен был приступить к работе с 28.01.2020 (и с этой даты договор вступает в силу), но работник не вышел, по телефону сказал, что заболел. Надо ли его отражать в СЗВ-ТД? Возможно, придется аннулировать трудовой договор…

– и другие…

 05.02.2020

ПФР разместил образцы заполнения СЗВ-ТД на своем сайте

 30.01.2020

Опубликованы образцы заполнения СЗВ-ТД

Источник: https://www.kadrovik-praktik.ru/novosti_trudovogo_zakonodatelstva/mintrud_rossii_razrabotal_novyy_poryadok_vedeniya_i_khraneniya_trudovykh_knizhek/

Сколько хранится трудовая книжка после увольнения – СИЗ, нормы, инструкции

Трудовая книжка срок хранения

Поскольку трудовые книжки относятся к документации строгой отчетности, законодательством Российской Федерации установлен определенный срок и правила их хранения. В связи с этим кадровики обязаны знать, сколько хранятся трудовые книжки, и других нюансы, связанные с ними.

Учет документов

В отделе кадров каждого предприятия должен быть журнал, в котором ведется учет бланков и прилагаемых к ним вкладышей трудовых книжек. Кроме того, своя книга, в которой ведется учет этих документов, может быть и в бухгалтерии. В нем ведутся записи о том, сколько бланков трудовых было закуплено, сколько выдано, их номера и серии, а также стоимость.

Записи, касающиеся трудовых книжек сотрудников предприятия, ведется в книге по учеты движения бланков и вкладышей. Его ведут сотрудники отдела кадров, но если данный отдел отсутствует в организации, обязанности по его заполнению возлагаются обычно на бухгалтерию. Сюда вносят следующую информацию:

  • имя и фамилию сотрудника}
  • данные о трудовой книжке (номер, серию бланка и вкладыша)}
  • должность на предприятии}
  • реквизиты приказа, на основании которого владелец трудовой принят на работу.

Листы журнала необходимо прошнуровать и пронумеровать. Затем книгу учета заверяет начальник организации, после чего на переплет ставится сургучная печать. В случае отсутствия на предприятии данного журнала или если он составлен неправильно, руководитель организации или ее сотрудники могут понести наказание.

Согласно законодательству, на должностные лица, которые нарушили правила, связанные с ведением журнала, налагается штраф от 1 тыс. до 5 тыс. рублей. Организация должна уплатить штраф от 30 тыс. до 50 тыс. рублей. Кроме того, руководитель, которого ранее уже привлекали к ответственности за подобное нарушение, может быть освобожден от занимаемой должности сроком от 1 до 3 лет.

Хранение

Такая важная документация, как трудовые книжки, должна в обязательном порядке храниться в несгораемом сейфе. Если такая возможность отсутствует, следует использовать надежный шкаф, запираемый на ключ. Здесь же должны храниться и пустые бланки, которые выдаются ответственному за их ведение лицу по составленному в произвольной форме заявлению.

В конце каждого месяца кадровик, ответственный за трудовые книжки, представляет отчет в бухгалтерию, в котором содержится информация о текущем наличии пустых бланков и суммах, которые были полученные за оформление, если оно осуществлялось. Это касается также вкладышей. Счет, содержащий сведения о суммах, которые были получены за оформление бланков и вкладышей, можно составить в произвольной форме.

Если трудовая книжка не была получена работником при его увольнении в связи с его отказом, она должна храниться в архиве предприятия в течение 50 лет.

В этот период времени все записи являются действительными, и в случае выдачи документа ее владельцу она будет актуальной.

Поэтому независимо от того, сколько хранится трудовая книжка, по ней можно начислять пенсию при условии ее правильного оформления.

Что касается журнала ведения трудовых книжек, в случае оформления нового, старый следует хранить в архиве также на протяжении 50 лет. Таким образом, в случае необходимости все архивные записи о конкретной трудовой книжке помогут найти ее. Некоторые предприятия для удобства создают электронную копию журнала, хранящуюся на сервере или жестком диске.

Нюансы при оформлении и хранении трудовых книжек

Бывают случаи, когда в компании отсутствует сургучная печать. В таком случае книгу учета желательно опломбировать. Процесс изготовления пломбы прост. Концы скрепляющей книгу нити следует вывести к внутренней стороне обложки. Там оба конца склеивают между собой двумя бумажными квадратиками.

Затем полученную пломбу закрепляют внутри книги к обложке и ставят на нее обычную печать компании. Также допускается проставление печати кадровой службы. При этом часть оттиска должна заходить за края обложки. Последний шаг – проставление количества страниц в прошнурованной книге, даты и подписи.

Также существуют различные ситуации, при которых работник может затребовать оригинал трудовой книжки до своего увольнения. Выдавать бланки на руки, пока человек является сотрудником компании, запрещено.

Исключением считается выдача оригинала трудовой в случае оформления работником пенсии в связи с достижением определенного возраста.

Книжка выдается только под расписку ее владельца, который снимает всю ответственность за ее сохранность с кадровиков на период, указанный в просьбе о выдаче.

Трудовую книжку могут потребовать и при оформлении досрочной пенсии. Но данная ситуация не предполагает выдачу оригинала бланка. Работнику обязаны выдать выписку из трудовой или ее копию в течение трех дней с момента подачи письменной просьбы. Подобные вопросы рассматриваются в Правилах ведения трудовых и такое вышеуказанные решения являются законными.

Если же трудовую выдадут без составления расписки, всю ответственность за ее потерю будет нести кадровик. Следует отметить, что даже в случае подачи расписки данный работник отдела кадров понесет наказание, если причина выдачи книжки была неуважительной.

Ответственные за хранение

В каждой крупной компании ответственными за хранение трудовых книжек является один или несколько сотрудников отдела кадров. В небольших организациях эту должность могут совмещать специалисты других отделов, например, бухгалтеры или секретари. Директор организации самостоятельно назначает ответственного, оформив соответствующий приказ, который составляется в свободной форме.

При смене сотрудника, ответственного за хранение книжек, новому работнику представляют акт приема-передачи дел. В нем недостаточно указать количество всех имеющихся трудовых.

Данный акт должен содержать полный список владельцев бланков и реквизиты документов. После передачи акта его заверяют подписями сдавший документы и принявший их.

В случае отсутствия некоторых трудовых книжек, которые в данное время должны храниться в архиве, бывший ответственный составляет отдельный акт.

Различные грубые ошибки, в случае их несвоевременного исправления, могут повлечь за собой судебные разбирательства. Например, если бывший работник обнаружил в соответствующей графе отсутствие полной информации, он вправе потребовать у своего бывшего работодателя немедленно исправить данный недочет.

Некоторые работодатели намеренно продолжают игнорировать такую просьбу. Единственным выходом в подобной ситуации останется обращение в суд.

В результате разбирательств суд может не только принудить нарушителя правильно оформить трудовую книжку.

Если по причине ошибочной записи работник не смог устроится на новое место, нарушивший закон работодатель вынужден будет выплатить бывшему подчиненному материальную компенсацию.

Обязательство выплатить бывшему работнику компенсацию возлагается на работодателя в случаях, если:

  • сотрудника уволили или перевели на новое место незаконно}
  • работодатель отказался восстановить работника в должности, который ранее был уволен по причине недобросовестного внесения сведений в трудовую}
  • работодатель полностью отказываться выдавать работнику трудовую книжку, куда была внесена неправдивая информация или ошибочная формулировка.

Следует отметить, что если владелец трудовой книжки решит оставить все как есть, то в будущем из-за неправильно оформленной записи ее могут не засчитать в общий трудовой стаж. В итоге этот период не будут учтен при расчете пенсии. Размер компенсации может достигать суммы 200 тыс. рублей или лишение данного работодателя занимаемой должности сроком на 2–5 лет.

Наказание за подобные нарушения ждет не только директора предприятия, но и других уполномоченных лиц, которые имеют доступ к трудовым книжкам и занимаются их оформлением. Кроме того, работодатель будет нести ответственность и в случае кражи или уничтожения заполненных бланков книжек, если такое событие произошло по его вине или в связи с халатностью.

Приказ об ответственности

Передача трудовых книжек и дел, связанных с ними, происходит после подписания приказа об ответственности. В вопросе оформления и хранения трудовых книжек ответственный по ним отчитывается непосредственно начальству предприятия в случае каких-либо изменений. Ответственный может быть временно освобожден от своих обязанностей в случае:

  • болезни}
  • ухода в отпуск}
  • в связи с семейными обстоятельствами.

Источник: http://rossiz.ru/skolko-hranitsya-trudovaya-knizhka-posle-uvolneniya/

Сколько хранятся трудовые книжки в организации?

Трудовая книжка срок хранения

Поскольку трудовые книжки относятся к документации строгой отчетности, законодательством Российской Федерации установлен определенный срок и правила их хранения. В связи с этим кадровики обязаны знать, сколько хранятся трудовые книжки, и других нюансы, связанные с ними.

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.